oa办公系统一般指oa系统,办公自动化(Office Automation,简称oa),是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式,进而形成的一种新型办公方式。那么oa办公系统有哪些具体功能?
1、建立内部通讯平台
例如,oa办公系统拥有以下的这些通讯功能:内部通知,公告,工作日记,工作计划,即时通讯等。
2、辅助办公
oa系统的辅助办公能力牵涉到的内容比较多,如个人办公、会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与企业人员日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。
3、实现工作流转和事务处理的自动化
oa办公系统变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。
这样,企业人员就不用拿着各种文件、申请、单据在各部门之间到处跑动,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。
4、oa办公系统能建立信息发布平台
在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,这样就能使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使得员工能够了解企业的发展动态。
5、实现文档管理的自动化
可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用,并方便查找这些文档包括各种文件、知识、信息。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,并按权限进行使用和共享。
实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册了一个身份文件,只需给一个口令,员工自己就能进入系统看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等。
只要其身份符合权限可以阅览的范围,就能查阅和看到,这样就能减少很多培训的环节。
6、oa系统实现分布式办公
oa系统变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,这就大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
根据这六点就可以看出oa系统所带给我们工作上的许多便捷,通过现代化设备和信息化技术,将员工从繁琐的一些杂事中解救出来,还能够优质而高效地处理办公事务和业务信息,从而实现对信息资源的高效利用,进而达到提高生产率、辅助决策的目的,最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。
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